Die häufigsten Fehler bei Buchführung und Buchungsbelegen

Fatale Steuerfehler vermeiden

Das neue Jahr beginnt bei Selbstständigen und Unternehmerinnen sowie Unternehmern oftmals mit Abschluss ihrer meist selbst erstellten Buchführung für das vergangene Jahr sowie der Zusammenstellung der Belege und Rechnungen und der sonstigen Dokumente, die für die Gewinnermittlung relevant sind. Dabei beachten Unternehmer oftmals nur selten notwendige steuerliche Details und begehen so unbeabsichtigt fatale Steuerfehler. Auf die häufigsten soll hier hingewiesen werden.

Buchführungsprogramme und Buchungsbelege

Vielfach werden bei einer selbst erstellten Buchführung keine Softwareprogramme verwendet, die gemäß der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zertifiziert sind. Beispielsweise werden häufig in der Praxis verwendete Aufzeichnungen in Excel nicht anerkannt. Auch gehen viele Unternehmerinnen und Unternehmer aus Vereinfachungsgründen dazu über, Papierbelege mit dem Handy zu fotografieren oder einzuscannen. Der Originalbeleg wandert dann in den Papierkorb. Dies ist zwar grundsätzlich zulässig, doch nur unter Einhaltung strenger technischer Vorschriften und einer entsprechenden Dokumentation. Um einen Vorsteuerabzug (siehe unten) nicht zu gefährden, empfiehlt es sich für den Laien, die Originalbelege stets aufzuheben.

Firmenwagen

Bei einem auch zu privaten Zwecken genutzten Firmenwagen ist darauf zu achten, dass der Privatanteil bei Anwendung der 1-Prozent-Pauschalmethode aus dem Bruttolistenpreis berechnet wird und nicht aus dem meist niedrigeren Kaufpreis. Wird ein Fahrtenbuch geführt, sollten am Ende des Jahres mehr Kilometer beruflich als privat gefahren worden sein. Sonst ist die Anerkennung als Firmenwagen in Gefahr.

Vorsteuerabzug

Zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmerinnen und Unternehmer müssen stets darauf achten, dass auf einer Rechnung die von Gesetzes wegen erforderlichen Rechnungsmerkmale enthalten sind. Eine Auflistung enthält § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UstG). Ausnahmen gelten nur für Kleinbetragsrechnungen bis zu € 250,00 brutto. Auf von außerhalb der EU bezogene Produkte und Dienstleistungen ist die fällige Einfuhrumsatzsteuer zu bezahlen, welche allerdings bei Vorliegen der notwendigen Voraussetzungen wieder als Vorsteuer abziehbar ist.

Stand: 21. Dezember 2025